8 Claves para cumplir con la LOPD:

1         ¿Cómo recoger los datos de carácter personal cumpliendo con la LOPD?

• Para poder recoger los datos de carácter personal cumpliendo con la normativa lo primero es dar de alta el fichero donde se incluyen esos datos en la Agencia Española de Protección de Datos y lo segundo es utilizar las cláusulas informativas con o sin cesión de datos según corresponda, carteles de empresa … que se encuentran en el Documento de Seguridad. Recuerde que para recoger los datos es importante que informe sobre el uso, la finalidad y derechos que puede ejercer sobre sus datos.
• Los datos de salud necesita la autorización expresa para recogerlos salvo que sea personal sanitario.

2         ¿Puedo ceder los datos de mis clientes o proveedores a un tercero?

• Puede ceder los datos de carácter personal a un tercero siempre que tenga la autorización de dicha persona e informe a que empresa lo va a ceder, la finalidad y que pueda ejercer los derechos sobre sus datos. Si existe un contrato de servicios entre usted y la empresa a la que va a ceder los datos de sus clientes, trabajadores… ( asesoría laboral, fiscal…) sólo necesita informar a que empresa lo va a ceder, la finalidad y la posibilidad de ejercer sus derechos.
• Entre usted y la empresa que va a ceder los datos de sus clientes, trabajadores… ha de estar regulado por un contrato denominado “Contrato a terceros”.

3         ¿Cómo cumplir con la normativa en correos electrónicos y página web?

• Para poder mandar correos electrónicos ha de tener el consentimiento expreso de la persona para no cometer SPAM.
• Siempre que realice envíos a diferentes destinatarios, es imprescindible que la dirección de correo de estos se inserte como CCO (Copia Oculta), ya que los destinatarios no deben poder visualizar la dirección de correo electrónico de ningún otro.
• Todos los correos electrónicos deberán ir con la cláusula informativa LOPD.
• En la página web se ha de añadir la cláusula “Aviso legal “ y “Política de privacidad”, en el apartado de contactos hacer referencia a “Política de privacidad” o añadir la cláusula informativa LOPD. Dependiendo del tipo de cookies que utilice la página web deberá pedir autorización al usuario e informar de las cookies que instala.

4         Cámaras de videovigilancia o alarma con captación de imagen

• Será necesario tanto inscribir el fichero VIDEOVIGILANCIA en la AEPD como colocar en la entrada del local los carteles informativos y tener a disposición de quien lo solicite la cláusula informativa.

5         Derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición

• Cualquier persona puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre sus datos y se ha de dar respuesta al solicitante.

6         Destrucción de la documentación

• Recuerde que toda documentación con datos de carácter personal ha de ser destruida de modo que impida el acceso a la información contenida en la misma, el medio a utilizar puede ser destructoras de papel o empresas especializadas en la destrucción confidencial de documentos.

7         Documento de seguridad

• Es el documento donde se explica cómo se protegen los datos de carácter personal tanto en papel como en soportes informatizados, este documento tiene que estar a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos si lo solicita.
• Mantener actualizado inventario de soportes, personal con acceso autorizado a ficheros y locales, registro de incidencias, contratos de autorización e información a los trabajadores...

8         ¿Cómo proteger los datos en sistemas informatizados y papel?

• Proteja siempre el acceso a los ordenadores donde se encuentren datos de carácter personal con claves.
• Actualice los antivirus y haga copias de seguridad al menos una vez a la semana.
• Los Documentos de nivel alto (datos de salud, origen racial, religión...) que se encuentren en sistemas informatizados (ordenadores, tablets, pen drive…) deben de estar codificados.
• En su lugar de trabajo no deje a la vista documentos que contengan datos de carácter personal.
• Los documentos en papel de nivel alto deben de estar guardados bajo llave.



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